采购数据化「以产学研深度融合助力高质量发展」

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ERP系统经历四个发展阶段，逐步形成企业内部管理所需的重要业务应用系统，使得企业生产要素、组织结构、核心业务都得到了合理的配置、优化和共享，提高了企业的经济效益。但企业采购活动中供应商角色没法直接参与到ERP系统中，存在数据失真，采购过程不透明、采购执行效率低等问题，不符合现阶段企业数字化转型发展要求。为推动企业采购数字化转型，弥补ERP系统短板，本文全面分析ERP系统、电子采购平台各自的特征优势，创新提出将电子采购平台与ERP系统相融合，助力企业采购数字化转型发展。

一、ERP系统发展历程

ERP是由美国计算机技术咨询和评估集团 Gartner Group Inc 提出的一种供应链端的管理思想，指建立在信息技术基础上，用系统化的管理，为企业决策层及员工提供决策运行方式的管理平台。ERP 系统支持离散型、流程型等混合制造环境，应用范围不仅限于制造业，还扩展到了零售业、服务业、政府机关和学校等事业部门甚至新型的电商管理系统也适用。

ERP是一个功能覆盖面积极大的管理系统，要讲清楚ERP原理，首先要沿着ERP发展的四个主要阶段讲起，从最开始的40年代：当时还没有计算机系统这一种概念，因为库存控制问题，人们提出了订货点法。

60年代，随着计算机系统的发展，让短时间内对大量的复杂运算成为可能，为完善订货点法的缺陷，时段式的MRP理论不久后被提出，作为一种库存订货计划 (Material Requirements Planning)简称“MRP”，即物料需求计划阶段，或称基本MRP阶段。

随着人们认识的加深，计算机系统进一步被普及和广泛运用，MRP的理论范畴也得到了发展，70年代出现闭环的MRP，为解决采购、库存、生产、销售的生产管理环节，发展了细致的生产能力需求计划、车间作业计划月以及采购作业计划理论，以此作为一种生产计划与控制系统。

80年代，计算机系统网络技术应用的发展，让企业内部信息实现充分共享，MRP内部的各子系统也得到了统一，形成了采购、库存、生产、销售、财务、工程技术等一整个流程为一体的子系统， 发展了新型MRP，作为一种企业经营生产管理信息系统。这一阶段的代表技术是计算机集成制造系统，简称“CIMS”。

进入90年代，随着市场竞争的进一步加剧，企业竞争空间与范围的进一步扩大，80年代MRPⅡ主要面向企业内部资源全面计划管理的思想，逐步发展成为怎样有效利用和管理整体资源的一种管理思想，企业资源计划 (Enterprise Resources Planning)简称“ERP”，随之产生。

二、ERP系统应用价值

ERP系统是企业内部管理所需的业务应用系统，主要有核心会计核算、财务管理、生产控制管理、物流管理、采购管理、分销管理、库存控制、人力资源管理等模块。核心目的是使企业生产要素的优化，使企业的组织结构、核心业务流程得到合理的配置和优化，建立了物流、资金流、信息流一体化，进一步规范各项管理运作，做到了管理精细化，更好地实现了信息的共享，促进了财务与业务数据的融合，简化了内部组织管理结构，推动了员工个人素质提升，提高了企业的经济效益。

采购管理是ERP系统中的一个重要管理模块,是计划下达、合同签订、采购订单生成、订单执行、收货检验、入库、采购发票收集、采购结算的采购全过程活动。对采购过程各个环节进行跟踪、监管，对采购活动进行科学管理。

采购管理主要包括采购计划管理、合同管理、订单管理和结算管理。

·采购计划管理

采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划(如周、月度、季度、年度)、非定期采购任务计划(如系统根据销售和生产需求产生的)。采购部门可根据采购计划进行下一步采购寻源工作，寻找供应商，直至确定合作供应商。

·合同管理

采购寻源确定供应商后，与供应商洽谈开始，从合同起草、合同审查、合同签订、合同执行及合同归档的整个合同管理活动过程。

·订单管理

采购寻源阶段确定合作供应商，并签订合同后，从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。

·结算管理

在订单执行完成后，按合同要求，进行货款的结算。主要是发票的收集、检验，供应商货款的确认，提交财务系统进行货款支付程序。

三、ERP系统在采购数字化发展中的不足之处

采购数字化是利用云计算、物联网、大数据、AI/VR、区块链等新技术，使整个采购管理活动都能实现了自动化、数字化，其发展要求是：（1）将所有采购过程全程线上化，即采购业务全流程数字化；（2）采购的交易对象须网络化、数字化，即供应商也需要线上参与整个采购交易过程（即全线上采购端到供应商端供应链协同交易）；（3）采购服务的数字化与共享化，如在线寻找优质供应商、在线委托招标代理服务、在线第三方物流及仓储服务、在委外加工等。

从ERP系统的发展历程、应用价值和采购管理模块功能看出，ERP系统主要解决企业内部经营生产管理，特别采购管理模块，主要由采购需求部门、供应商管理部、采购部、财务部、审计部等参与整个采购活动，而供应商作为采购供应端很重要的角色，在企业组织之外，是无法直接参与到ERP的采购活动中的。在ERP系统中的很多供应商信息主要由采购员、供应商管理人员或其他企业内部人员间接提供。这样的操作方式会造成采购活动中系统数据失真、采购执行效率低、过程不透明等问题，采购过程不是全线上化。

面对采购数字化发展要求，ERP系统呈现出不足之处，主要体现如下图：

四、ERP系统如何携手数字化采购平台进行采购数字化转型？

从上图中我们可以看出，ERP系统作为单体系统投入企业应用中，存在与供应商无法在线实时协同，存在手动非自动化操作，存在数据失真问题等问题。所以企业要实现数字化采购，必须解决ERP的短板问题，可以通过引入数字化采购平台概念解决此问题。

1、电子采购平台是什么？

电子采购平台，是一个集“多方位的资讯服务 一站式采购交易平台 管家式服务”为一体的企业采购协同工作平台。通过这个平台，采购企业可以发布采购信息，进行价格谈判，跟踪订单发货，评估供应商绩效，分析采购策略，获取合作伙伴，了解市场行情信息等等。同时，供应企业也可以从中进一步规范采购管理、降低销售、供应成本，享受供应商推荐，获得更多商机，提高企业运营效益。核心功能架构如下图。

2、数字化采购主要优势体现在以下几点：

（1） 提升企业采购操作人员水平及效率

数字化采购优化采购流程，将招标采购过程由线下转移到线上，可以高效、准确完成繁杂易错、耗时费力的基础性和程序性的工作，缩短流转过程，提高工作效率。大量的实践证明，电子招投标与传统招标相比，每个招标项目平均节省近60小时（来源：中国招标投标协会）。 同时，提高了采购透明度，采购流程步骤可追踪，规范采购行为。

（2）提高资金使用效率

对于企业而言,数字化采购使企业由"为库存而采购"转变为"为订单而采购",不再需要保证过量的安全库存,从而降低企业的库存水平，直至实现零库存生产，提高资金使用效率。

（3） 规范业务流程

数字化采购可以实现企业自定义采购流程，从采购计划编制、采购公告发布、确定供应商到合同管理等，提供了灵活的可视化流程审定，帮助企业建立符合自身需要、科学高效的采购流程体系。

整个物资需求提报上线（全集团物资需求提报计划合理性审批过程在统一采购平台上完成，确定采购方式并公布采购策略），采购寻源（包括招标、询比、竞价、谈判、单一来源等）全过程线上化，供应商协同上线（合作供应商线上申请注册开户、查看公告、查看确认订单、发货通知、查看签收入库、在线对账、结算）。

（4） 促进资源共享，强化专业水平

通过数字化采购平台,项目所有信息都可以在线留痕、实时查询、信息共享，从基础建设上保障企业的稳健发展,推动专业水平整体快速提高。

（5） 支持决策分析

作为企业的统一采购平台,数字化采购平台可以实时将数据综合汇总,为企业的采购决策提供数据支持，同时可对采购数据进行分析，通过数据帮助企业了解采购情况。采购数据可以通过可视化形式展现，直观展示数据分析结果。通过大数据分析实现以下几点:采购各业务节点预警监控;建立内部价格库进行价格监控,供应商评估分析等。管理者可以按照权限通过平台实时、准确地获得招标采购有关信息,更及时、更好地做出决策。

（6） 实现供应商的统一管理

在公司范围内建立统一的供应商管理体系，整合合格认证、合同履行、诚信记录、服务质量、中标价格等各个方面的情况，在全公司共享，实现供应商统一准入、统一管理、统一评价、统一共享，将在根本上杜绝劣质供应商利用信息不对称造成企业蒙受损失的现象。

（7） 全面提升采购管理水平

数字化采购平台能够覆盖所有采购项目，实现采购规则、流程和数据的统一，从而实现一体化管理，既可以保证公司的招标采购管理制度得到严格执行，同时还可为深入开展采购支出分析奠定数据基础。

3、ERP系统与数字化采购平台如何融合？

ERP系统与数字化采购平台的融合发展，可以通过以下几个方法实现：

（1）搭建数字化采购平台或入驻第三方电子采购平台，与供应商实时在线协同采购活动及交易活动，解决供应商无法在线协同问题。具体实现细节如下图。

图1：采购寻源阶段协同流程图

图2：订单阶段协同流程图

图3：物流阶段协同流程图

图4：结算阶段协同流程图

（2）ERP系统与数字化采购平台数据对接.一方面所有过程数据都是在交易过程中实时发生的一手数据，解决手工数据录入，导致数据失真问题，且所有数据可留痕追溯，极大保证数据真实性问题。另一方面，两者对接后，突破采购数据孤岛，使数据获取来源更丰富，数据更全面，实现大数据辅助决策分析。主要体现在以下几个方面：

·供应商数据更全，ERP系统只有供应商成交数据，无法获取供应商产品、征信、业绩、评价和资质等数据，数字化采购平台可以补充这些数据后，企业可以对供应商进行全生命周期及全方位的评估，让企业选择更适合企业需求的供应商；

·扩大寻源范围，ERP系统只是企业内部运营管理软件，数字化采购平台是可对外界、传播更广泛的互联网平台，更多供应商有机会通过此平台参加企业寻源采购，企业的采购人员可以结合供应商供应商产品、征信、业绩、评价和资质等数据，通过综合分析及评价，选择成交供应商；

·完善企业内部运营管理分析所需数据，如：价格分析需要从数字化采购平台获得价格信息，供货及时率分析需要从采购平台获取物流信息，分析采购部门绩效需要从电子采购平台获取执行操作数据。

·完善月度、季度和年度采购情况分析所需数据，如：分析年度供应商参与采购寻源情况，供应商的供货及时率、价格及服务情况等相关数据都可以从采购平台获取，与ERP数据形成互补，完善数据维度。

五、总结

采购数字化转型发展，是一项系统化、体系化、流程化及制度化工程，ERP系统与数字化采购平台的协同互联，只是采购数据互联及业务协同要求的一部分工作，还有与企业OA系统、PLM系统、WMS系统、MES系统间互联互通，以满足企业高效协同管理、规范流程、数据共享，同时促进企业的采购自动化、数据化，帮助企业找到更好的数据的应用场景，让数据产生价值，实现柔性制造，创造无限价值，将数字化转型落实到提升企业效益的实处。