「档案社区」浅议如何促进社区档案管理工作上台阶升水平

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在社会管理工作中，社区是一个不可缺少的综合性基础机构，它承担着人民群众方方面面的生活需求，同时又担负着党和国家制定的政策法规的落实重任，而档案的管理工作是一项重要的社区基础性工作，它不仅真实地记录着社区的发展历程，还见证着社区各方面建设，更在社区建设和谐社会的历史进程中有着重要作用。本文根据笔者在社区工作过程中调查了解的实际情况，就如何针对一些具体问题，进一步管理好社区档案，让其在和谐社会建设中发挥积极作用做一些初步探讨。
时下，社区档案管理工作普遍存在几个主要问题。社区虽然是最基层的群众组织机构，但“麻雀虽小、五脏俱全”，“上面千条线，下面一根针”，方方面面的工作都需要社区来给予落实。这些客观情况决定了作为日常基础性的社区档案管理工作也有着一些鲜明的特点。这些特点从胶州市阜安街道办事处北岭等许多社区分析来看，主要表现在以下四个方面。
一是社区档案管理工作存在兼职多、缺人手、变动频繁等特点，导致履行日常档案管理工作职责较难。总体上看，一个社区普遍不过十余人的规模，加之日常繁杂事务多，这就决定了档案管理工作人员有三个问题：一是缺人手。从宏观上看，绝大多数社区没有安排专门的工作人员进行档案管理，一般都是由相对清闲的人员兼任；二是身兼多职。有些档案管理人员还身兼妇联主任、文书等职；三是人员变动过于频繁。一般档案工作 1～2 年的居多，而且还有的社区人员一年要变动好几次，有的基层单位考虑岗位时选择一些待退休、待生小孩人员、身体多病的人员在岗，普遍将档案管理岗位作为“临时岗位”。因为岗位变动频繁，还有的工作人员甚至没有经过专业培训就匆忙上岗，有的业务刚入门后就被调整了工作岗位，档案管理水平普遍不高，档案在和谐社会建设中的积极作用发挥不出来。
二是社区档案工作制度建设存在弱化现象，从而导致档案管理规范化难以落实。街道所辖的各个社区都根据社区工作的自身特点，档案室基本建立健全了档案储存、保密、鉴定、借阅以及销毁等各项管理制度，但这一系列制度的执行范围不出档案室，其它工作人员大多知之不清或执行不力。社区档案机构如此进行制度建设，容易造成社区档案规范化管理工作难以开展。
三是一些领导对社区档案管理工作存有模糊认识，导致社区档案工作存在着先天不足的现象。在基层有一些管理者对档案管理工作缺乏应有的认识，往往说起来重要、做起来次要、忙起来不要。加之受编制体制等方面制约，大多数的社区没设立独立的档案管理机构，一般档案室都挂靠在上级单位办公室进行管理。这就容易形成档案管理职责不明、责任不清等现象。
四是社区档案周边服务功能开发不足，以致现有档案难以发挥应有作用。社区档案管理机构应该在上级部门的指导下，不但要开展社区档案规划、监督、协调和指导工作，而且还应当开展社区综合信息的沟通交流和利用的工作。同时社区档案部门还应该是档案服务机关、服务社会、服务群众的重要场所，但目前档案管理人员存在对社区档案机构重保管、轻利用的思想以及对档案资源开发利用下功夫不深。有的基本放弃了档案信息服务保障功能的开发，从而间接地导致了社区档案机构工作地位的下降。
新时期，社区档案管理应摆上工作的议事日程。随着各地加快推进和谐社会建设的进程，档案管理工作也应不断地适应新的历史任务，加快推进服务形式与内容的多样化，不仅要使档案机构发展成为社区档案安全保管基地，还要成为社区文化宣传、社区文化休闲场所、乡村振兴工作教育园地和工作的管理中枢、社区档案利用服务中心。对此，我们应有全新的认识和工作定位。
一是新时期社区档案工作任务以及要求要进一步明确。负责制定和实施相关的社区档案工作的规划和操作标准，负责管理范围内的各种组织工作人员的专业培训。要做好档案法律、法规的普及和宣传，增强社会的档案意识。负责社区档案的收集管理和开发。要做好对社区的国有企业、事业单位、行政村的档案工作的监督与指导，还应督促管理辖区内居民服务工作的收集，指导其规范整理，从而成为社区档案工作管理的中枢机构。
二是社区档案机构要在建设和谐社会进程中占有一席之地。作为社区档案信息资源库，档案管理工作从领导决策、政策出台、经验总结、文化教育、文件公开等方面服务途径多，服务范围宽泛，能够展现社区档案价值的最大化，特别是在推进社会主义和谐社会建设进程中，社区档案机构占有重要的一席之地。
三是社区档案机构要建设成为社区文化宣传的教育园地。社区保存有众多的档案，它们载体多样化、内容也十分丰富，许多珍贵的革命遗址遗迹、重要的历史事件、众多反应社会进步以及经济发展的史实都保存在档案室，社区档案管理相关部门有责任对这些宝贵的历史遗产以及精神文化财富进行开发，使其在和谐社会建设过程中真正发挥出传承文明、资政育人的作用，把档案管理工作看作建设社区文化宣传教育园地的重要组成部分。
四是社区档案机构要建设成为社区文化休闲的场所。应该把在社区档案工作中记录重大历史事件或者反映本地区风土人情的档案进行开发，对有关家族文化的家谱或者有关本地名人的档案进行整理，特别是一些让人感兴趣的声像、多媒体档案，可以进一步丰富基层百姓的业务文化生活。
当前应着力加强社区档案管理工作的几项建议。社区档案管理工作同其它工作一样，需要多方面的支持。从目前情况看，基层社区应尽力将档案工作单列出来，在列入社区发展总体规划的同时，成立功能完善的档案管理机构，建立健全档案管理规章制度，形成档案管理工作的良好机制，推进社区档案管理工作健康有序发展。
一是社区档案管理工作要列入社区发展总体规划中，形成“一盘棋”思想。现行的《基层档案工作试行办法》中规定：“各级党委、人民政府应切实加强领导，把档案工作列入工作计划和发展规划，纳入分管领导目标管理责任制，切实解决档案库房、设备和工作人员等实际问题。”与此同时，在档案建设的经费上应该加大投入，需要把档案建设开支也加入到财政预算，还要使考核奖励机制更加完善，要使档案建设加入到社会的发展目标层面来评价、考核，从而为社区档案事业又好又快地发展提供保障。
二是在社区的工作议事日程中应该加入档案管理工作的内容，并且档案管理机构应该相对独立。档案管理机构在建设的过程中，应该依托上一级主管部门建设的档案管理机构，并安排一名社区负责人担任档案管理工作负责人，同时根据情况从社区人员中选配适当人员，做到专职专责。
三是要在构建和谐外部大环境的基础上，营造良好的社区档案管理工作小环境。要使档案管理工作开展的更好，应该在最大程度上保持相对稳定的工作人员岗位，可以通过晋升机会和优厚薪金的方法，加强对人员的岗位吸引力。与此同时，对工作人员应该定期进行相关的业务培训，并且要具体岗位和职责对档案人员进行考核，使工作人员每天都保持着高度的热情投入到工作中。
四要以制度建设为抓手，加快推进社区档案的管理向正规化轨道发展。由于社区的档案工作牵扯到方方面面，涉及面广泛，因此要正常规范开展社区的档案工作，就应该要有健全的规章制度，对平时工作中的各个细节都需要做出规定，从而使档案的日常管理过程中实现规范化和制度化。
另外，要通过“管用结合”、“宣教并举”，要在最大程度上实现档案的价值。在平时工作中应开展多样档案法律、法规的宣传教育活动，使广大人民群众在平时生活中养成良好的档案意识，形成档案工作的社会共识。如此，社区档案管理工作才能在和谐社会建设中发挥应有的积极作用。