数字化采购:从战略采购到采购自动化产品「数字化采购具有什么特点」

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案例

首席采购官的苦恼

一年一度的首席采购官大会如期在北京召开，无论多忙，高航每年都会抽出时间参加这个采购管理者的盛会。高航是一家民营制造企业集团的CPO首席采购官，管理着集团数十亿的采购业务以及上千家供应商。

高航担任CPO的时间并不长，这是他任期的第二年。上任之初，他通过大刀阔斧的改革，把集团下属分公司、各事业部的采购权统一收归集团管理，通过集约式采购大幅降低了采购成本，获得了董事长和集团高层的认可。

但是，集约化采购也让高航倍感压力。

一方面，集团采购中心原本只需要负责一些供应商sourcing的工作，采购权集中后，集团采购中心不仅需要负责供应商的全生命周期管理，还需要负责采购的运营工作。组织规模不能随着工作量同比增加，集团采购中心的员工们只能通过加班加点来处理各种事宜，苦不堪言。

另一方面，分公司、各事业部对于采购集约化虽然嘴上支持，但背后都一肚子怨言，时不时会跑到集团高层告黑状。什么采购流程繁琐，效率低下；什么暗箱操作，被踢掉的供应商都在投诉；诸如此类的声音传到高航这里，让高翔气愤不已。

不仅如此，过去一年来，受到疫情和贸易争端的影响，许多原有相对稳定的供应源也频繁出问题，可是各个下属单位却不管那么多，所有问题都抛给集团采购中心。

这次首席采购官大会，高翔是带着问题来的。他希望在上任的第二年，能够推动采购的数字化和可视化工作，他想听听别的企业的最佳实践，也请教一下同行，采购的数字化转型工作如何开展。

毫不夸张地说，在“逆全球化”的背景下，今天的采购管理者面对着有史以来大的挑战。他们不仅需要面对纷繁复杂的日常事务，还需要面对极不稳定的外部环境。

全球贸易争端不断加剧，各种变相的制裁纷争导致原材料价格波动剧烈，材料供给不稳定，尤其是芯片短缺的问题久久无法解决；疫情下各国的生产和物流遭受了巨大的冲击，说停就停的生产、说关就关的国门，各种突发事件常常让采购管理者无所适从。

当然，今天的采购管理者也迎来了数字化转型升级的重大机遇。人工智能、区块链、物联网、云计算等新技术的出现，让我们能够通过数字化采购摆脱传统采购所遇到的信息不透明、效率不高、反应迟钝等一系列问题。

从管理的角度来看，我们可以把采购管理分成三个层次。

01

采购的战略管理

处于上层的是采购的战略管理，它的核心目标是为公司提供最大化的价值增值。它的主要流程包括：支出分析与管理、VA/VE（价值增值/价值工程）、ESI（供应商早期参与）、战略寻源、供应商关系管理、风险管理、应急响应、绿色采购和可持续性发展等。

这部分的工作能够为企业带来巨大的价值，但遗憾的是，由于采购人员的90%的精力都投入到了运作型采购工作中，从而无法腾出足够的时间精力来创造更大的价值。

这也是我们在智能化最具挖掘价值的部分，由于具备了海量的数据以及算法的加持，我们可以对外部供应市场环境进行预判和响应，能够对内部采购运作数据进行分析和处理，让我们从被动型采购向主动型采购进行转型。

02

采购的运作管理

处于中间层的是采购的运作管理，它的核心目标是质量保证、成本控制和交付确定。它包含的流程诸如：询报价、招标、合同管理、订单管理、发票对账、供应商考核等。这是采购人员投入精力最大，但人效最低的部分。

不难看出，这些工作基本上都可以通过产品化的方式由系统进行自动化或辅助人工进行处理，从而大大提高效率。这也是上一代采购系统所提供的基本的功能模块。

03

采购的合规管理

处于最下层的是采购的合规管理，它的核心目标是确保采购全链路、全流程上的合规性，包括政府的法律法规、企业的内部规定等。采购合规是采购工作得以正常运作的底盘，以往我们的采购合规工作由于流程没有线上化，缺少可视化数据，往往只能做事后管理。

通过数字化采购工具，我们可以在系统中对关键流程设置埋点，对关键岗位自动配置合规权限，并在问题未发生前或是有一丝端倪的时候进行预警和处理，大大降低了企业和员工在采购合规上的风险。

因此，一个数字化的采购产品系统，能够帮助企业采购管理者实现四大目标：

01

自动化采购执行

首先是最基础的“自动化采购执行”，通过流程化产品工具将企业的需求管理、订单管理、合同管理、交付管理、支付管理（包含供应商融资）、供应商管理等日常管理工作线上化，提高次采购执行的效率和采购工作的透明度。自动化采购执行产品可允许企业对自动化流程进行规则配置，从而满足多种采购场景。

02

可视化采购控制

其次是“可视化采购控制”，即采购控制塔，属于多层供应链控制塔的一部分。包括采购绩效看板、供应商绩效看板、成本支出分析、采购异常报警、问题归因分析等模块。它与自动化采购执行模块打通，实现了采购过程的可视和可控管理。

03

数字化协同网络

然后是“数字化协同网络”，通过区块链、物联网、云技术，数字化产品可以构建起工序双方的协同网络，实现以CPFR/VMI为代表的采购协同模式。

04

前瞻性市场洞察

最后是“前瞻性市场洞察”，它可以帮助我们了解技术发展趋势，预测供需关系变化，并对市场风险进行预判。

围绕这四大目标，我们来看看一个典型的数字采购采购产品系统的架构。

数字采购产品主要分为采购端和供应商端，基于SaaS化产品架构，有利于采供两端协同运作。采购端分为采购战略管理和采购运作管理两层。供应商端产品主要功能为销售协同，该模块与供应商的ERP产品打通，从而减少供应商端的操作成本。

“数字采购产品”同样搭建在“供应链运营平台的基础层”之上，其中采购的主数据等可以调用基础层标准模型所产生的数据。如果是采用自建的方式，可以将稳定的基础数据模型融合到“供应链运营平台的基础层”，成为基础层的一部分供整个智慧供应链产品系统调用。

回到开篇的案例，虽然我们给予高航的建议是寻找或自建数字化采购的系统解决方案。但仍然需要强调的是，数字化采购管理的阻力往往来自人和组织，尤其是在中国，大量的企业的采购管理水平还处于人治阶段，如何克服组织阻力，反而是高航更需要关注的问题。

作者：施云 Jim Shi 来源：供应链架构师