老板必备的财务知识「小企业老板财务知识」

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采购是企业降本增效的重要一环，但中小企业在实际经营过程中很难对其进行高效管理。我接触了很多中小企业的老板，他们对采购管理的认知依旧在防止采购员吃回扣上，包括在制度的制定上侧重于对采购员的限制。当然防止采购员舞弊是采购管理的要点之一，但并不是唯一的，依然有很多其他方面需要管理层来管控。接下来我将从制度建设、组织建设、流程设计、采购控制、采购支持几个方面来给各位老板做介绍，希望对各位老板日后开展管理工作有所帮助。

采购制度建设

首先公司的采购管理必须先从战略层面出发，即公司的管理层必须是采购管理的第一负责机构。管理层应当拟定适合自己公司的采购管理制度，结合业务特点明确公司采购业务开展的基本原则和基本准则。一般来说，采购的基本原则有适时、适量、适质、适价、适地，采购的基本准则有廉洁从业、谨慎严谨、量入为出、妥善沟通。制度建设的重中之重就是对基本原则和基本准则的落实。

基本原则：

适时：工业企业安排好的生产计划必须得到顺利实施，若原材料不能如期到达，生产线有停工待料的风险；若原材料提前太久购入，又会造成库存积压太多，占用大量企业资金，造成经营现金流紧张。采购部和供应商约定交货时间时，必须要综合考虑生产部的生产计划安排，约定适合的时间交货。在签订合同后也要及时跟进，督促供应商按时交货。适量：采购部要预估企业的原材料需求、物料损耗、仓储成本、运输成本来制定采购计划，以此决定是采用一次采购还是分批采购。一次采购虽然能获得价格折扣，但要考虑到大量物资带来的仓储成本上升，也有可能积压企业资金；数量太少又可能影响流水线生产效率，不能满足生产需求。所以采购部要督促供应商按约定足量交货。适质：采购部要推动长期合作的供应商不断地去完善其品质管理体系，来提供质量更加稳定的物料。采购部要以适当低的价格取得品质优良的物资供生产部使用，减少不良品率。当然，条件允许的企业可设立质检部对采购部采购的物资进行抽检，相互制约。适价：在满足生产时效、需求数量、物料质量的前提之下，采购部必须考虑最合理的价格。采购活动最终产生的成本效益是由价格来体现的，采购价格也是财务管理的重要组成部分之一。采购部应当综合考虑国际国内市场供求关系、物资的种类及可替代性、是否需要长期供给等多方面因素，通过多渠道的报价、比价、议价、定价来寻求对企业最有利的价格。条件允许的企业也可参照政府采购制度举行招投标工作，以选择最优价格。适地：采购部在选择供应商时，应当优先选择近距离的供应商进行洽谈，近距离供货可以使得买卖双方沟通更加便捷，可以及时了解供应商的生产状态和信誉情况，有利于更为准确地评估供应商资质。许多企业在建厂时就会选择产业集聚区，国内有许多地方政府会设立产业园区，企业在产业园区内可以寻找所需的各类供应商，节省沟通成本和物流成本，有利于企业的长期发展。

基本准则：

廉洁从业：采购人员需要遵从职业道德，不能随意拿供应商回扣。实务中有许多采购人员经不起诱惑，最终造成企业因使用不合格的原材料造成质量事故。这边要和采购人员提个醒，因采购受贿，提供质量不符合要求的原材料或物料造成企业重大损失的是要承担相应的法律责任的。所以采购人员廉洁从业即是企业的管理要求，也是避免职业风险的重要保证。谨慎严谨：在大家的印象里，财务人员是企业里最严谨的工作人员。其实，采购部也需要发扬谨慎严谨的精神。采购部在拟定采购合同时，务必要按照生产部的生产需求，核定原材料或物料的数量、交货时间、型号要求等，若因为疏忽大意购买了不符合要求的物资，很有可能造成企业不必要的损失，这是可以避免的，我想并不是每个家庭都有“一个小目标”的存款吧。量入为出：采购部要遵从企业生产预算的要求，制定年度的采购计划。虽然市场有很多的不可控因素，但是在采买过程中一定要综合考虑，不能过多超出既定采购计划的总金额，需要量入为出。企业是以盈利为目的的，采购部需要理解财务预算编制的本意，在不影响生产质量的前提下为企业降本增效。妥善沟通：采购部的工作需要对内要与生产部、财务部等部门沟通，对外要与各个供应商沟通，采购人员在日常工作中要注意沟通技巧，提高沟通效率，优先保证生产工作顺利开展。

企业在进行制度建设时就要围绕基本原则和基本准则根据自身的实际情况制定细则约束采购部及采购人员的行为，并给他们的工作提供便于执行的准绳，以此来降低企业的采购风险。

组织架构建设

有了采购制度之后，就要进行组织架构的建设。采购部的人员配备一般为采购经理、采购主管和采购员。小微企业也可不设采购经理和采购主管，直接由总经理管理采购人员。大中型企业可以按照生产要求在采购部内部分出A原料采购组、B原料采购组、办公用品采购组、机物料采购组等小组，任命小组长或采购主管进行管理，总的由采购经理进行管控。总而言之，企业应当按照自己生产的实际情况和要求，组建适合自己的采购组织架构。

采购流程设计

企业制定了采购制度、有了组织架构之后，自然而然地就需要设计采购流程。任何企业光有制度和组织是很难讲任务进行分解和管控的，企业必须有设计自己的流程动线，以保证业务可以有保障的实施。采购流程始于生产预算，终于绩效考核，如下图所示：

采购流程图

其中，企业可根据自身的实际情况设定采购主管、采购经理、财务主管、财务经理的审批权限，也可根据企业部门的实际设置情况增加或减少采购流程。

采购控制

采购的控制，主要是对采购预算的事中控制。主要涉及的部门有采购部、生产部、财务部。采购部在采买过程中要遵循年初根据生产预算编制的采购预算执行，若碰到需要临时采买的，要由生产部牵头走临时采买申请，金额巨大的还必须由企业主要管理者批准才可以采买。生产部是物资的实际使用部门，熟知生产工艺，应当向采购部提供各类物资的生产损耗率，协助采购部进行数量测算，避免沟通不畅造成的物资供应不足，影响生产计划和交货时间。财务部需要核对采购部提交的采购申请金额是否与采购预算一致，若偏离度超过了合理范围，明显高于或明显低于历年的经验数值，则必须询问金额偏离的原因，也可与采购部和生产部的领导进行沟通，若是市场原因的可标注清楚报总经理审批；若非市场原因，也应督促两个部门查明原因，避免企业潜在风险。

采购支持

采购是企业生产经营的重要一环，除了对采购的监督和控制之外，企业还需要对采购活动提供必要的支持。主要包括采购人员差旅费报销、必要的中介费报销和降本奖励。这里的中介费指的是质量检测机构的检测费用，采购人员收到供应商提供的样品后企业很可能不具备相应的检测设备和检测条件，必需要借助其他质量检测机构的协助，这部分费用是必须的，是不可避免的，应当给予支持。质量事关企业信用马虎不得，对于合理费用企业应积极提供支持，维护员工的主观能动性。降本奖励是对采购活动的褒奖，是对员工工作的认可，企业可以按年度设立降本增效类的奖金，对工作高效负责、表现突出的员工进行褒奖，在企业建立一个良好的工作氛围，激励员工再接再厉。

以上是我对采购管理工作的些许认识，希望能给各位老板带来启发。