企业流程如何优化方案「企业流程优化方法」
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企业在持续的经营发展过程中，面临的外部环境在发生变化，自身的能力和资源的匹配性也在发生变化，需要企业在一定的时间断面对正在运行的流程体系进行评审以应对各种变化。流程体系的目标以及限制因素的变化，必然导致体系架构下的单一流程的变化；同时，流程是具有一定的生命周期的，应该阶段性地对流程进行评估和监控，不断发展、完善、优化流程，以确保流程体系持续高效地运行。
评价单一流程的效率，基于为整个流程体系所带来的贡献角度，以及该流程产生的边际收益来评价，也就是说，通过对流程的边际投入与边际产出进行比较，只有边际产出大于边际投入，这个流程才是一个高效率的流程。
我先和大家分享一个经历：上世纪90年代，我在一家香港上市公司任职，由于人事部门的主管突发状况，我就兼管人事部的工作。人事部主要负责人员招聘、入职离职、人员考勤、工资核算、员工的培训等工作。由于公司规模较大，生产性部门有模具部、塑胶部、线材部、SMT部、EI变压器部、环形变压器部、适配器组装部、电子产品组装部、五金部等等，还有一些辅助性部门，员工总人数近6000人。
那个时候，电脑的信息化系统运用还不普遍，员工的工资要手工核算，工作量非常巨大。公司的员工主要分成两大类，职员（固定月薪）与职工（固定日薪），工资主要由三部分构成：基本工资 加班工资 补贴（比如全勤、年资、夜班补贴和餐食补助、岗位技能津贴）。
基本上，每个员工都是特例，因为不同部门的员工基本工资会存在一些不同；每个员工的加班工资受加班时间的工资比例、加班时长的影响而不同；每个员工的个人补贴又与其出勤是否全勤、入职的时间不同享受什么比例的年资、白夜班倒班的工作天数补贴，不同的岗位技能津贴等各种因素影响。员工如果请假，又要区分是事假、病假、还是工伤假……等等。
工资核算的基本流程：
1.每个月的1号，各个部门的文员把部门全部人员的出勤纸卡收集交人事部（现在的人可能很少见到过去的这个纸卡和打卡机了）；
2.人事部的考勤员负责统计每个人员的正常出勤时长和加班时长，填在纸卡上；
3.出现人员的正常出勤不满足时长要求，另一个考勤员去找出该员工的请假单，没有请假单就按旷工处置，把缺勤的数据填在纸卡上；
4.工资核算员，按照考勤人员所提供的统计数据，进行工资计算；
5.全部人员工资核算完之后，准备部门的工资条，交人事主管审核签字后，工资条交到财务部；
6.财务部根据工资条准备每个人的现金，装入信封；
7.到工资发放日，组织员工排队、签名领工资。
那时，基本上要一个多月才能算出工资来，比如1月份的工资，2月份一个月来算，3月份复核，大概在3月25号左右才能发放。最重要的问题还不是发放时间的问题，是工资计算的准确度的问题。领月薪的职员，工资基本不会出现明显错误，但大部分是日薪的职工，他们的工资核算下来，准确率不到30%。
由于员工的工资是发现金，每个人排队领工资的信封，现场清点和签字。有些员工甚至都不怎么识字，所以，这样的员工对他所能领取到的工资金额是没有计算的，他只是会和他一起工作的同事领到的金额来对比，不管金额是否准确，都要吵闹一通。
所有的人员工资如果有疑问，需要重新计算一遍，按70%的重新计算率，基本上是再重头到尾要做一遍，每次发工资，都要把人事考勤员和工资核算员扒一层皮。
由于我在兼管人事部的工作之前，就一直是负责公司的质量体系推行工作，没想到工资核算会有这么大的困难和问题。还经常碰到员工哭哭啼啼找过来说工资算错了，一阵头大，于是我就想办法把这个流程做了一个修改和优化。优化后的流程是：
1.人事部每个月把各个部门的全员清单准备一份，发到部门文员核对，以了解是否发生人员流动变化；在每个员工的纸卡上，除了注明他的姓名、部门、工号外，还增加了他的入职时间，以便于确定他的年资；
2.每天上午8点，各个部门的文员，收集好部门员工的出勤纸卡，交到人事部；
3.考勤文员对前一天的出勤进行核对，如果前一天缺勤，找到员工的请假条，直接在这一天上注明是请假（请什么假）还是旷工，并把加班的时长直接在前一天的那行栏目的最后一列统计出来，并盖上人事部的印章，交回部门的文员；
4.每个员工打当天的下班卡时，都可以看到前一天，人事部考勤员对他出勤确认；如果是忘记填写请假条，可以由部门文员把请假条补回来；
5.每个月的1号，8点前发新的纸卡，把上个月的纸卡收回，确认好上个月最后一天的出勤记录，盖上人事部的印章，在中午下班前放回每个员工的纸卡槽中，让员工再核对一下；如果没有异议和反馈，部门文员下午下班前重新收回交到人事部；
6.考勤员把每天盖章确认后的出勤天数、时长，加班时长汇总，填在纸卡下面最后一行当中；
7.工资核算员准备每个部门的当月调薪批准的申请，准备每个部门人员的花名册，在每个人最后一列注明他的月薪或日薪标准；再根据考勤人员所提供的出勤数据，进行工资计算；
8.工资核算完之后，准备部门的工资条，交人事主管审核签字后，工资条交到财务部；
9.财务部根据工资条准备每个人的现金，装入信封；
10.到工资发放日，组织员工排队、签名领工资。
按修改后的流程，人事部门的人员由13人缩减到11人，工资核算的准确率虽然不是100%，但极少出现工资核算错误的情况，并且再也没有出现工资无法按期发放的情形。
流程优化往往是基于企业的实际管理现状，所进行的一项烈度相对比较温和的改革举措。流程优化的主要方式包括：
1．取消不必要的内容某个动作、某个决策，要研究是否可以取消，这是改善工作程序、提高工作效率的首要原则；有必要取消的工作，就没有必要再花时间研究如何改进。
2．合并必要的工作如工作内容不能取消，则需要研究能否合并，一项工作往往具有分工也有合作。分工的目的，可能是为了提高效率而进行的专业化需要；也有可能是工作量超出某个岗位或人员的负荷。所以，当没有这些考虑的时候，就应该进行合并。
3．合理重排在完成工作环节的取消和合并以后，就需要考虑按照合理的逻辑重新排序，或者在改变其他要素顺序后，重新安排工作的顺序和步骤，使作业更有条理，工作效率更高。
4．简化必需的环节对流程的改进，除了可以取消和合并的内容外，对必须保留的工作内容和环节还可进行必要的简化。
不是所有的问题都可以通过流程优化来解决，虽然企业的很多问题都与流程相关，但是导致问题的根本原因却并不一定都是由流程管理所引起的。比如，流程中的各个职能部门以短期利益为中心、牺牲长远利益；再比如，流程相关部门的权责与角色不明确，职责内容与合作方式缺乏统一的规范……
所以，在判断出现问题之后，是否应该通过流程优化的手段来解决时，首先需要通过分析产生问题的原因，再分析这些原因是否因为流程的问题而引起的，才考虑进一步的流程优化的工作。
