「档案信息资源」浅论档案管理信息资源数字化的重要性

今天，山东创新网分享「档案信息资源」浅论档案管理信息资源数字化的重要性。

伴随着信息化和网络技术的进一步深入推进，档案信息资源数字化建设在技术手段、观念意识、体制建设方面面临着全新要求和挑战，重视档案信息资源数字化建设，为社会发展提供及时、准确和高效的信息依据；重视档案信息资源数字化建设，才能够适应当前社会发展的需求。目前，在档案管理信息资源数字化建设过程中，由于信息数字化程度的缺乏，采用传统的方式，严重影响档案信息的有效利用程度。本文就日常的档案管理工作中档案信息资源数字化发挥的关键性作用进行了分析和研究。
档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。如果没有档案工作，一个过去发生的重大事件就没有记录，就无从考证；如果没有档案工作，过去取得的经验教训就没有记载，就不能总结提高，促进发展；档案工作是记载历史，服务现实，放眼未来的工作。
在各种信息资源中，档案作为重要的信息资源，它存储大量的知识和信息，目前信息的种类和形式在不断变化，传统档案管理模式已不能满足信息时代快速发展的形式。在现代信息技术发展的今天，档案管理模式也发生着转变，从实体档案逐渐向数字化档案衍生，进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。因此，人们提出了档案信息资源数字化建设的构想，在日常的档案管理工作中，档案信息资源数字化有着重要的特殊意义。
一、档案管理信息资源数字化建设的重要性
（一）更好地保存历史资料
历史越悠久的档案价值越高，但鉴于以前的保存手段和保管技术有限，一些历史档案可能会出现不同程度的损坏，这是极为可惜的。现在有了数字化存储手段就避免了类似情况的发生，我们可以通过扫描、摄影等技术对其提供更好的保护。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损。
（二）提高工作效率，方便了档案的管理
档案是一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。档案管理工作的最终目的就是为了更好的利用档案，档案数字化后我们可以足不出户，在电脑前就可以完成档案的查找和借阅，省时省力，并且再也不会受到时间的限制，随时都可以上网查询需要的档案资料。网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入良性循环之中。
（三）为档案的编研工作提供了数据支持
档案人员可利用已数字化的档案信息，从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，进一步开发档案资源，快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。采用计算机编目检索技术、计算机尖端技术等现代化手段来提高档案利用效率及减轻档案管理人员的劳动。也只有档案工作现代化，才能从根本上解决档案利用方式、方法与社会利用之间矛盾，更好地使其转化为生产力以服务于社会发展。档案信息资源开发、利用必须借助于计算机及网络来全面提高档案编研的现代化水平。如何更好地利用计算机技术在档案工作中充分发挥它应有的作用和价值是以后档案数字化中的重要课题。
档案数字化是大势所趋，是档案管理及存储、利用方式的革新，档案从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性，同时数字档案还具有开放、易于检索、便于利用等特性，数字化的信息发布于局域网、广域网，形成若干个数字信息集群，供相关人员方便地查询利用，这样更加有利于档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。总的来说，档案数字化既是档案的革新也是档案工作将来面临的巨大挑战，除了档案内容外，档案载体等媒介也是人类社会记忆的重要部分，这些信息可以判断档案信息的真实性及其他方面的价值。纸质档案已经经历了上千年的考验，而数字化档案还没有经历百年以上的考验。因此，只有更好的将实体档案和数字化档案相结合才能更好的为档案工作服务。
二、加强档案管理信息资源数字化建设的对策和分析
（一）提高素质，奠定档案数字化建设的人才基础
对于档案信息资源数字化建设，相关工作人员要具备较好的专业知识素养，而且要掌握现代化信息技术手段，熟练地使用各种先进设备。目前，在档案信息资源数字化建设过程中，需要增加掌握数据库、信息管理技术的新型人才，这种专业性的人才不但可以熟练运用各种技术和设备，而且可以不断的对所需的软件进行不断更新和研究。因而，需要加强相关工作人员的学习，抓好培训工作，使得他们能够更新知识观念，增强综合水平。
（二）统一管理，规划档案数字化建设的方向。
目前，我国的档案信息资源数字化建设尚处于探索阶段，是一个需要付出更多的努力进行建立健全和完善的过程。因此，需要积极地制定档案信息资源数字化建设的发展规划，在整个过程中，需要科学合理的运作，分步实施，循序渐进。现阶段，我国的档案信息资源数字化建设水平和进程与欧美等经济发达国家相比较，依旧存在着一定的差距。在信息资源愈加重要的社会发展中，各级相关部门应该引起高度重视并且加大宣传档案管理信息资源数字化建设的重要作用，统筹规划，结合我国国情制定符合实际情况的法律法规，同时可以会同相关的主管信息产业方面的国家部门去共同研究和规划档案信息资源数字化建设的发展计划，对其进行统一的管理，保障档案管理信息资源数字化建设的顺利进行和有序发展。
（三）增强意识，健全档案数字化建设的管理体制。
档案管理信息资源数字化建设是档案信息化过程中起至关重要作用的一部分，只有档案信息资源数字化建设顺利发展，才能够为社会的发展提供有效的信息资源，从而促使社会和经济的进步与繁荣。随着信息化进程和网络技术的快速发展，信息资源的重复建设将起不到任何的作用。因此，每个档案工作者都需树立科学的信息服务理念：档案信息是社会发展的重要财富，有助于企业和社会的进步，意味着档案信息属于全社会。因此，应当充分发挥社会和全体人民的作用，及时加强与社会的交流和沟通，打破孤军奋战，各自为政的僵局，加强档案信息资源数字化建设中的联系与合作，把建设高质量、具有特色化、满足多元化的档案管理信息资源数字化建设作为工作的目标，通过积极的档案信息资源数字化建设，使得档案信息资源充分的发挥作用。
综上，档案管理信息资源数字化建设作为档案信息化的重要部分，逐渐的受到了社会各方面的关注和重视，而信息技术在档案领域的广泛应用，档案管理信息资源数字化建设为人们获取信息资源提供了更加便利的条件。因此，档案管理信息资源数字化建设势在必行，对于社会和经济发展具有重要的现实意义。