如何整理电子文件「电脑文件夹怎么分类存放」

今天给大家普及一下如何整理电子文件「电脑文件夹怎么分类存放」相关知识，最近很多在问如何整理电子文件「电脑文件夹怎么分类存放」，希望能帮助到您。

前文

从前我是一只比较懒的猫，不愿动手也不愿意动脑，但自从来到“分类收纳术”这个家。开始看各种收纳整理的书，觉得自己在慢慢改变，无论是生活还是工作。你有所改变吗？……嘿嘿，废话有点多，今天我们继续办公室收纳！

不知道你有没有遇到过这样的情况，明明前一天做好的工作文档存在电脑里，结果第二天却怎么也找不到，老板看着你焦头烂额的样子，只好安慰你说“马上重新做一份给我” ……

如果有这样的经历，那你该收纳整理你的电子文件了！因为这样的失误不仅会延误工作、降低工作效率，同时也会让老板、同事对你留下不好的印象。

其实，相比纸质文件堆积如山的直观困扰，电子文件给我们带来的困扰在视觉上被弱化了，但实际上对于工作进度的阻碍却是极大的。

由于信息电子化，很多资料我们都习惯于使用电子版的，方便携带、存储……甚至随时可以更改。所以纸质文档在一定的领域和功能上被逐渐替代，越来越多的电子合同、票据、邮件……装进你的电脑，也正因为如此，你有了开篇的烦恼，不知道存储的电子文件到底在哪里？是否真的存了？又或是你忘记了文件的名字无法搜索到……

总之，为了解决这些烦恼，提高工作效率，让一切尽在掌控，开始今天的电子文件的分类收纳术！

一、分类

在整理电脑文件之前可以先理一理思绪，想一个具体的分类方法，把文件夹顺序先搭建好，然后再往文件夹内添加文档、图片、视频等文件。

文件的分类方法有很多种，有依据时间、功能、属性的不同分类方法，而具体的选取就要根据个人的使用习惯进行。建议按照不同类别划分，建立文件夹，再二次建立子文件夹，分为未处理、处理中、保存文件三种。如果还有特殊小项目再继续分三级子文件夹。

以我自己为例，在电脑的其中一个盘建一个自己署名的文件夹，再将文件按照项目划分成二级子文件夹，再分成未处理、处理中、保存的三类三级子文件，当然也可以按照自己的喜好命名不同文件名称；

正在处理中的文件基本上是当日要完成的工作内容，未处理的文件夹内包括素材、待完成的工作两个部分。

除此之外，喵还会单独列娱乐和学习的文件夹。娱乐里面再划分电视剧、电影、动漫、音乐和小说，每个子文件夹里会有待看、正在看和保存三类的三级子文件，学习资料也是如此。

因为我的电脑每个盘里装着不同同事的东西，所以会有限制，而对于可以直接给磁盘命名的人，就又省下一级文件命名。可以直接用磁盘进行分类，方便更快更好的找到文件。

至于整体的排列顺序，可以自行选择按照大小、类型、时间等。这就要求我们在存放的时候要标注好相关文件的信息。

★ 要注意的还有以下几点：

1、资料深度2~3层最佳

为了便于寻找与整理，要避免开设过多层级的资料夹分类，如果可以，保持2~3层的资料夹深度最好，将自己常用的文件放在比较浅的层级，避免档案深埋底层，容易遗忘。

2、控制好文件夹的数量

也许在最初整理的时候文件的数量较少，找文件很方便，但由于数量逐渐增加，就会造成文件夹内拥挤的情况。

一个文件夹内有30个左右文件是比较好预览的，如果文件夹（子文件夹）的数量过多，不便于浏览搜索。所以要定期删减、合并文件夹，控制好文件夹数量。

3、文件夹的命名

一定要选取自己最容易记住的关健词对文件夹进行命名，不要取一些生僻的名字，自己都记不住就不好找了！所以力求精简，这样以便无法找到的情况下进行关健字快速搜索。

二、删选

删选就是我们平时所说的“断舍离”，只是这次的对象是电子文件。

首先，说一下为什么要做文件的断舍离。很多时候我们都会有一种错觉，觉得电脑的硬盘空间很大是用不完的，这就类似于我们喜欢网上购物多于在实体店购物，感觉花钱的痛感不一样，在网上花钱看不到钱从钱包里拿出去，节制就会少很多。但其实根本上都是花一样的钱，同理电脑内存也是有一定限制的。

而且过多的垃圾文件不仅造成文件搜索困难，同时也会阻碍电脑的运行速度，降低工作效率。所以做文件的清理是文件收纳整理必不可少的一环。

在我们把电脑内的文件统一移动到已经分类好的不同文件夹内储存，同时进行删选。

删选方式可根据文件名称和文件存留时间进行，如果看文件名还想不起来内容或是超过半年未访问的文件基本上就可以丢掉了，千万不要犹豫！

还有一些重复的资料和文件就只保留一份就好，如果是特殊文件，则按照时间或其他顺序编排好新的文件名，让我们可以更直接具体的获取有用信息。

如果文件是有用文件，但没有设置相应的分类，那么就新增一个文件夹来收纳该类文件。

三、保持

1、及时清空合并文件夹

随着文件越来越多，文件夹内的信息会越来越多，有用的信息会随着时间推移变成没有价值的垃圾信息，所以我们必须定期进行清理。每天清空正在处理的文件夹，将做好的内容移动到保存的文件夹内。未处理的文件每周检查一次，看是否还有保存的价值。

2、备份

因为电脑可能会出现突发性的故障，所以要及时备份每天的文件，可以用云盘进行备份，这样就算在家里做工作也毫无阻碍。

3、做好记录

如果有闲暇或者害怕自己忘记文件所在位置，就做一个记录。

可以在做最初的分类时就记录下，在不断删选填充文件夹的过程直接把文件夹名字也记录好，这样做一个文件目录，可以更准确更快的找到文件位置。

除此之外，建议大家清理一下桌面，不要满屏的文件和新建文件夹，要找个东西真的很难！

我用我的桌面做了示范一下！才知道桌面原来还可以这么乱！

很难一眼就找到想要的东西，所以急需整理。按照前文说的步骤做好分类、删选。

首先，按照我的工作习惯建立好分类，然后将有用的文件存到相应的分类下，先收纳整理好文件、图片一类的。再进行快捷方式的删选，只留下每天都会用到的快捷方式就好，删去无用的和暂时不用的，保证电脑桌面的清洁。

好了，我的桌面和文件都收纳整理好了！

你呢？什么时候开始？