精益管理会议「如何给员工开会」

今天给大家普及一下精益管理会议「如何给员工开会」相关知识，最近很多在问精益管理会议「如何给员工开会」，希望能帮助到您。

所谓会议，顾名思义，是靠集会来商议，是组织缺陷的一种补救措施。

我们开会时不能工作，工作就不能开会。

一个管理者花费在会议上的时间如果过多，便是组织不健全的表现。

一个管理者的职位越高，其不能支配的时间也一定越多。组织的规模越大，其用于维系组织运行，而非用于发挥组织功能及生产的时间也一定越多。

《卓有成效的管理者》—— 彼得·德鲁克

提高会议质量的通用原则：

• 只有必要时才开会

• 会前要做准备

• 事先颁发议程

• 准时开会准时结束

• 有意识把握会议的方向

• 注意力集中在政策和行动上

• 会议记录应阐明最后的结论

• 会议是否成功要用结果衡量

• 真正实施所有的决定

• 鼓励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题

亚马逊公司（Amazon），是美国最大的一家网络电子商务公司，位于华盛顿州的西雅图。是网络上最早开始经营电子商务的公司之一，亚马逊成立于1994年， 已成为全球商品品种最多的网上零售商和全球第二大互联网企业。

亚马逊的会议分为四个类型：决策会议、进度管理会议、创意发掘会议、信息传达会议。

决策会议，是为了达成共识和决策，在会议结束时要就3W达成共识：What-Who-When，什么工作需要谁在什么时间完成。

进度管理会议，是在项目决策后，定期或不定期监督决策的执行进度，尤其是在进度偏离计划时，需要及时开会，分析问题根因并采取有效对策。

创意发掘会议，是当解决问题的方案不可预见时，需要集思广益时召开的。

信息传达会议，是信息以会议的形式在组织内部的传递。

亚马逊怎么开会？

不开没必要的会

针对一些信息传达类的会议，减少使用开会的方式。如果是必要性会议（如决策会议、创意会、进度管理会等），遵循“两张比萨原则”，两张比萨通常足够6个人到8个人吃，贝佐斯用“两张比萨”这个说法来限定与会人数。人多口杂的讨论是不能解决任何问题的，只召集能解决问题的相关人员进行讨论会更有效率。

不开没有准备的会

会议资料以文章形式呈现。摒弃PPT，开会只有“一页纸”和“六页纸”的区别。一页纸就是把发言的要点单面打印到一张A4纸上，六页纸就是打印到六张A4纸上。如果需要补充的资料太多，如图表、表格、相关数据等，都必须放入附录中，附录的页数没有上限。高质量的会议资料，必须清楚写明会议的主旨和目的，结论先行，让人能在短时间内读完，获取完整信息。

会议从沉默开始

会议一开始，大家各自低头默读手边的会议资料。这些资料通常是在会议开始时分发。“1页纸”的阅读时限是5分钟，“6页纸”是15分钟。浏览资料期间保持会场安静，不接受任何提问。避免有人因为未读完而导致的发问影响会议进程。

在亚马逊，开会讨论的时候，如果有人绕来绕去，创始人贝索斯就会愤然打断说：“别废话，直接说数”。很多在亚马逊工作的人，起床后第一件事就是“看数”，数据系统每天自动推送相关数据给相关人员。

如何更加精益地开会？

在某些时候，跨部门的人员需要理解彼此的工作，以确定他们是否帮助或阻止正在实施的新的解决方案：它们是解决方案的一部分，还是问题的一部分。

亚马逊在管理层使用API (告知其他部门关于你的解决方案的限制因素，便于其他部门配合)，丰田使用A3报告。

如果会议的主要内容是讨论公司迫切需要解决的复杂问题，最好的会议工具是精益改善基础工具问题解决流程输出的A3表格。

A3报告是一个由丰田公司发明的用来描述事件和解决问题的方法，通常用图表的方式，把问题描述、分析、改正措施、以及执行计划等问题解决的步骤，囊括在一张A3纸上，一目了然，非常清楚。

A3是一种创意、计划、解决问题和建立新思考方式的标准化作业。在会前问题的所有者已经填写好A3表格并且发送给参会人员，开会前已经把把问题定义清楚了，会议上只针对问题的根因和对策进行讨论。

A3报告也是管理者们的一个重要工具。他们可以很容易地看到演讲者想要表达的所有关键点，一目了然。由于它只是一个单一的文件，你可以迅速从A3报告的左上角看到右下角，并掌握作者想要传达的关键内容。这是你从书面文件或PPT演示文稿中无法得到的东西。

A3报告主要目的是培养经理及以上级别的员工的 "管理能力"：

1.规划能力、判断能力；

2.广泛的知识、经验和观点；

3.完成工作的驱动力、领导力、改善能力；

4.陈述能力、说服能力、谈判能力；

用A3报告来开会，在这张纸上用最少的文字、形象化的图表，放入最重要、最精华的内容，清晰的展现问题解决的整个思考流程。带着一页纸参加会议可以有效缩短时间，高效沟通，有助于迅速达成共识，浪费最少。